Cómo se emiten y qué información debe incluir mis facturas

Cuando se comienza un negocio, suelen surgir dudas sobre qué información deben incluir las facturas que debo emitir y cómo se emiten.

Si somos una empresa pequeña y no disponemos de software que nos las emita automáticamente podemos recurrir, por ejemplo, a excel o programas similares, incluso tenemos la opción de la descarga de plantillas gratuitas ya creadas. Si hacemos esto, es muy recomendable adapatarlas a la imagen gráfica de nuestra empresa, tengamos o no desarrollado el manual de identidad gráfica (será objeto de otro post), ya que resulta muy poco profesional presentar facturas sin personalizar. Una vez tengamos claro cómo las vamos a presentar físicamente, veamos cuál debe ser su contenido.

La factura es un documento mercantil que para su plena validez fiscal debe contener unos datos mínimos, siendo otros en cambio irrelevantes. Fiscalmente la factura completa, que puede estar redactada en cualquiera de las lenguas oficiales en el Estado y Comunidades Autónomas con lengua propia, debe contener, como mínimo:

• La expresión factura sin añadidos, y su fecha de expedición, con numeración correlativa que, en principio, será anual, aunque la AEAT ha admitido que la numeración pueda ser mensual o trimestral en algunos casos. También debe incluirse la fecha o periodo de realización de las operaciones facturadas, si fuese distinta a la de expedición. Ya no es preceptivo señalar el lugar de expedición, pero si debe indicarse, si fuese distinto, el lugar de prestación del servicio o de suministro. Pueden existir series diferenciadas de facturas, cada una con su numeración correlativa. Incluso en ciertos casos se exige serie y numeración diferenciada: facturas emitidas por el destinatario en casos de inversión del sujeto pasivo, o en sustitución del expedidor, etc. Las “facturas rectificativas” (que sustituyen a las llamadas de abono, o similares) deben ser emitidas también con serie y numeración aparte, y relacionarse en libro o listado específico.
• Nuestros datos completos, incluido CIF / NIF, y domicilio, con indicación de ser el propio prestador o de hacerse por cuenta de otro.
• Datos completos del destinatario, incluido CIF / NIF y domicilio. Si el destinatario es consumidor final el domicilio no es obligatoria.
• Descripción sucinta y clara de la operación. Cantidades y precios unitarios.
• Descuentos y recargos aplicados.
• Importe de la contraprestación. Base imponible del IVA o IGIC; tipo aplicado y cuotas. No es admisible la expresión “IVA o IGIC incluido”.
• Caso de que la operación esté exenta de IVA o IGIC debe indicarse de forma expresa.
• Importe total de la factura.
• Los importes pueden expresarse en cualquier moneda siempre que respecto a la cuota se incluyan los equivalentes en euros.
• Por supuesto la factura puede contener, si así conviene, otros datos, especialmente referidos a su pago, u otros aspectos comerciales, pero fiscalmente no son exigibles.

Algunas facturas pueden o deben contener datos fiscales adicionales cuando así lo exijan las normas propias de los diversos tributos. Las emitidas por profesionales a cargo de empresas o empresarios, o las que se refieran a liquidaciones de arrendamiento de inmuebles, derechos de imagen; derechos de propiedad intelectual o industrial, y otras, además de las emitidas por ciertos empresarios en Régimen de Estimación Objetiva por Módulos, es conveniente que señalen el tipo de retención fiscal a cuenta del IRPF o Impuesto sobre Sociedades a practicar y el importe de la retención efectuada por el pagador, para evitar problemas y rectificaciones. Estrictamente no es obligatorio, ya que la retención es una obligación del pagador, no del emisor de la factura o prestador del servicio.

Se debe tener también en cuenta, que la normativa mercantil exige que las sociedades indiquen en todos sus documentos con efectos jurídicos sus datos de inscripción en el Registro Mercantil. Las cooperativas debe reseñar sus datos de inscripción en su registro. Las emitidas por profesionales deben indicar su número de colegiación, si es el caso y así lo exigen las respectivas normas colegiales.

La factura puede emitirse en cualquier tipo de documento, sin que sea preciso utilizar membretes o impresos especiales. En general no es obligatorio que aparezca sellada o firmada, salvo que se trate de facturas a cargo de Organismos Públicos, o asimilados, o bien de facturas emitidas por el receptor o destinatario del producto o servicio por cuenta del proveedor.

Se debe tener en cuenta que, a falta de otras estipulaciones contractuales, las facturas o documentos equivalentes son exigibles en los plazos que establece la normativa mercantil, y en particular la Ley sobre Medidas contra la morosidad de operaciones comerciales, Ley 3/2004, de 29 de diciembre.

La normativa sobre la expedición de facturas es regulada por el Real Decreto 1496/2.003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento regulador de las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del IVA, con efectos a partir del 1 de enero de 2.004, adaptando estos aspectos a la Directiva 2001/115/CE de la U. E.

Con todo esto, debemos plantearnos, cuando hagamos nuestras facturas, en hacerlo bien de entrada, ya que todo lo que no sea así ,nos supondrá una pérdida de tiempo y dinero, tenendo que repetir facturas, perjudicando así nuestros clientes. Por otro lado, debemos de conocer esta normativa para poder exigir con buen criterio a nuestros proveedores, que nos presenten las facturas completas.

Foto| Lynchburg College Archive