Actualmente el correo electrónico es la piedra angular del funcionamiento diario de muchas empresas, por lo que es interesante dedicarle la atención que requiere. Si la empresa es tuya, seguro que cobra aún más importancia, por lo que debes tener en cuenta tus empleados y tú algunos detalles que harán que su uso sea más eficiente:2) Usa cuentas de correo con tu propio dominio, del tipo info@elnombredetuempresa.com en lugar de cuentas gratuitas. Reforzarás así la imagen de tu empresa.
3) Siempre con título o asunto muy descriptivo, para que el destinatario sepa rápidamente la razón de tu mensaje.
4) Usa CCO cuando envíes un mismo mensaje a diferentes destinatarios. Si empleas la opción CC, con copia, cualquiera de los destinatarios podrá conocer las direcciones de los demás. Esto es una infracción de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). Y además ofreces una mala imagen, sobre todo si se trata de una acción de e-mail marketing con un gran número de destinatarios que no se conocen entre sí. Evitar estos problemas es muy sencillo: emplea CCO, con copia oculta, en lugar de CC.
5) Saluda y sé amable.
6) Redacta cuidadosamente tu mensaje y escribe las palabras completas. Un e-mail no es un SMS.
7) Revisa la ortografía.
8) No envíes archivos adjuntos de varios megas sin consultar antes con el destinatario. Recuerda que hay gente que tiene filtros para evitar archivos grandes y que no todo el mundo tiene banda ancha. Por lo que a unos no les llegará tu archivo y a otros les provocará molestias. Además si envías archivos muy pesados, puedes llegar a bloquear tu propio servidor.
9) La firma. Inclúyela automáticamente en todos tus mensajes. Considera poner, además de tu nombre y el de tu empresa, un enlace a tu web y un slogan o frase promocional.
10) No lo uses para enviar mensajes personales. El correo electrónico es una herramienta de trabajo, para comunicarte con tus amigos y familiares utiliza un correo personal. Si no tienes un dominio personal puedes abrir una cuenta en cualquier servicio gratuito como Gmail.
11) Nunca envíes ni reenvíes mensajes en cadena. Su único objetivo es saturar los servidores y con ellos la red.
12) No abras correos dudosos o de origen desconocido, ya que pueden contener virus, troyanos, keyloogers, gusanos, etc.
13) No ejecutes nunca archivos adjuntos a correos dudosos o de origen desconocido.
14) Redacta cuidadosamente tu mensaje, todo lo que escribas desde el dominio de tu empresa puede ser utilizado de forma imprevista contra tí, contra la empresa o contra terceros. Relee el correo antes de enviarlo y corrige todo lo que sea necesario, tratando de suavizar cualquier salida de tono.
15) No respondas con “Contestar a todos” a no ser que estés absolutamente seguro de que el mensaje puede ser recibido por todos los participantes.
16) NO GRITES. En los mails usar mayúsculas equivale a gritar y resulta desagradable.
Fuente > El secreto de las PYMES que crece 1 y 2
